Tổ chức Hội Nghị Hội Thảo một sự kiện tiêu biểu cực kỳ quan trọng đối với các Doanh Nghiệp và các Cơ Quan lớn nhỏ. Là cơ hội để các Công Ty, Doanh Nghiệp gặp gỡ, giao lưu với khách hàng và đối tác, trao đổi thông tin thu thập ý kiến. Đồng thời quảng bá hình ảnh và thương hiệu, tìm kiếm thị trường và tạo kênh phát triển sản phẩm.
Sự thành công của sự kiện chính là thước đo niềm tin cho khách hàng và đối tác về sản phẩm, về dịch vụ của doanh nghiệp trên thị trường. Tổ chức Hội Nghị – Hội Thảo phải qua nhiều công đoạn chuẩn bị. Vì vậy việc tự tổ chức hoặc lựa chọn một đơn vị tổ chức sự kiện đủ uy tín và chuyên nghiệp, sẽ luôn là vấn đề khiến bạn phải cân nhắc kỹ lưỡng và thận trọng.
Thiết Bị và Dịch Vụ Cần Có Khi Tổ Chức Hội Nghị Hội Thảo :
- Lễ tân,MC,PG
- Dịch vụ ăn uống
- Bàn ghế sự kiện
- Giấy tờ,bút viết,văn phòng phẩm
- Background sân khấu (Backdrop hoặc màn hình LED)
- Màn hình LED P5 , P4 , P3 in door
- Máy chiếu độ nét cao 100-120-140-160-180-200 inch
- Loa âm thanh,đèn sân khấu,micro,thiết bị dịch đa ngôn ngữ
Các Biểu Mẫu :
- Thông báo
- Giấy mời
- Báo cáo
- Kế hoạch tổ chức
- Giấy đề nghị kinh phí
- Phiếu trưng cầu ý kiến
Chuẩn Bị Tổ Chức Hội Nghị Hội Thảo:
Thành lập Ban Tổ Chức phân công nhiệm vụ rõ ràng :
Bộ Phận Đối Ngoại : Phụ trách danh sách khách mời, chuẩn bị thiệp mời, gửi thư mời khách, kiểm tra phản hồi để chốt danh sách khách tham dự sự kiện.
Bộ Phận Đối Nội : Phụ trách thiết kế ý tưởng, thuê hội trường tổ chức, kịch bản nội dung, đặt tiệc, tặng phẩm, phần thưởng,setup sân khấu, backdrop,âm thanh ánh sáng,banner……
Bộ Phận Hậu Cần : Checklist khách mời, đón khách tại cửa hội trường, đưa khách vào hội trường sắp xếp vị trí, phục vụ khách mời (trước – sau khi kết thúc sự kiện). Tặng quà và tiễn khách.
Quy Trình Tổ Chức Hội Nghị Hội Thảo :
Bước 1: Xác định và thống nhất chủ đề Hội Nghị – Hội Thảo
Bước 2 : Lê kế hoạch Tổ chức Hội Nghị – Hội Thảo
- Mục đích yêu cầu đạt được của cuộc hội nghị – hội thảo
- Nội dung cuộc hội nghị – hội thảo
- Thời gian địa điểm tổ chức hội nghị – hội thảo
- Kinh phí dự trù tổ chức hội nghị – hội thảo
- Dự kiến đơn vị phối hợp tổ chức hội nghị – hội thảo
- Lên kế hoạch khách mời
- Chương trình của hội nghị – hội thảo
- Chuẩn bị nội dung chính, khai mạc, bế mạc hội nghị – hội thảo
Bước 3 : Các công tác chuẩn bị Hội Nghị – Hội Thảo
- Truyền thông,thông báo sự kiện
- In ấn tài liệu
- Phát thư mời
- Chuẩn bị phòng họp đầy đủ khẩu hiệu,trang thiết bị,nội thất…
- Dịch vụ kèm theo,lễ tân,teabreak,ăn uống,nghỉ ngơi,đưa đón…(nếu cần)
Bước 4 : Công tác Tổ chức Hội Nghị Hội Thảo
- Đón tiếp đại biểu,phát tài liệu
- Điều khiển dẫn chương trình hội nghị – hội thảo
Bước 5 : Kết thúc Hội Nghị – Hội Thảo
- Ghi biên bản hội nghị
- Thông báo ý kiến kết luận chỉ đạo hội nghị – hội thảo
Bước 6 : Xử lý thông tin Hội Nghị – Hội Thảo
- Đánh giá nội dung hội nghị – hội thảo
- Kiến nghị các tổ chức,đơn vị tham dự hội nghị – hội thảo về nội dung sự kiện
Bước 7 : Đánh giá hiệu quả cuộc Hội Nghị – Hội Thảo
Ngoài việc chuẩn bị nội dung chuyên môn,thì khâu Tổ chức Hội Nghị Hội Thảo sao cho chuyên nghiệp thuận lợi và lôi cuốn khác hàng không phải là việc dễ dàng.
Tổ chức Hội Nghị Hội Thảo là một trong những sự kiện được công ty tổ chức sự kiện Âm Thanh Minh Luân tiến hành một cách chuyên nghiệp, với nhiều năm kinh nghiệm và luôn đi đầu trong lĩnh vực tổ chức sự kiện. Minh Luân sẽ chuẩn bị mọi thứ cho quý khách, giúp quý khách tiết kiệm thời gian, chi phí, cũng như tạo thành công cho kế hoạch kinh doanh hay chiến lược của công ty.
Hãy để Minh Luân chia sẽ nổi lo và đồng hành cùng bạn, để Tổ chức Hội Nghị Hội Thảo một cách thành công nhất.
